Politica de confidențialitate

Introducere

Această notă de informare explică modul în care S.C. One Mineral Dev S.R.L. (care operează sub marca „RentalWise” — „RentalWise”, „noi”), cu sediul social în str. Ovăzului nr. 2, 550040 Sibiu, România, cod de înregistrare fiscală RO37883890, prelucrează date cu caracter personal în calitate de operator, în legătură cu site-urile noastre, cu fluxurile de înregistrare și de contact și cu conturile clienților noștri. Suntem operatorul responsabil de prelucrările descrise aici, cărora li se aplică Regulamentul (UE) 2016/679 („RGPD”).

Această notă este o informare, nu un contract: ea descrie ce facem în mod real cu datele cu caracter personal și drepturile pe care le aveți. Pentru orice întrebare, scrieți-ne la contact@rentalwise.com.

Site-urile noastre pot conține linkuri către site-uri și servicii ale terților. Aceștia răspund de propriile practici de confidențialitate; vă recomandăm să le citiți notele de informare înainte de a le transmite date.

Când acționăm în numele clienților noștri

RentalWise este un software de administrare a proprietăților. Datele cu caracter personal ale oaspeților și ale altor persoane pe care clienții noștri le prelucrează în spațiile lor de lucru RentalWise — de exemplu numele, datele de contact și rezervările oaspeților — se află sub controlul clientului respectiv; noi le prelucrăm exclusiv în numele și pe baza instrucțiunilor clientului, în calitate de persoană împuternicită, potrivit angajamentelor de prelucrare din secțiunea 10 a Termenilor și condițiilor, disponibili aici.

Dacă sunteți oaspetele unei proprietăți administrate cu RentalWise, operatorul datelor dumneavoastră este administratorul sau gazda proprietății, iar nota de informare a acestuia se aplică; vă rugăm să adresați acestuia cererile privind acele date. Prezenta notă acoperă prelucrările pentru care RentalWise stabilește scopurile și mijloacele: site-urile noastre, marketingul, înregistrarea, asistența și conturile clienților.

Ce date colectăm

Date pe care ni le furnizați

Când vă înregistrați, solicitați o prezentare, folosiți un formular de contact sau corespondați cu noi, colectăm datele pe care ni le furnizați: nume, adresă de e-mail, număr de telefon, țară, numele spațiului de lucru ales, numărul aproximativ de proprietăți administrate, planul ales și conținutul mesajului sau al solicitării. Când adăugați un card la înregistrare, datele cardului ajung direct la procesatorul nostru de plăți, Stripe — noi nu vedem și nu stocăm niciodată numărul complet al cardului; primim doar un identificator (token) al metodei de plată.

Date pe care le colectăm automat

Când vizitați site-urile noastre colectăm date tehnice și de vizită: adresa IP, informații despre browser și dispozitiv, paginile deschise, pagina pe care ați aterizat, site-ul care v-a trimis către noi, momentul primei și al celei mai recente vizite, numărul de pagini distincte vizualizate, parametrii de campanie prezenți în adresa paginii (precum utm_source) și — numai cu consimțământul dumneavoastră de marketing — identificatorii de clic publicitari (precum gclid, al Google Ads). Secțiunea „Măsurarea vizitelor și atribuirea publicitară” explică exact cum funcționează.

Date pe care le primim de la alții

Cu consimțământul dumneavoastră de marketing, citim identificatorul de clic Google Ads stocat de cookie-ul Google Conversion Linker pe propriul nostru site. Dacă vă conectați la RentalWise un cont terț (de exemplu un cont de canal precum Airbnb), primim datele pe care autorizați acea platformă să ni le transmită.

Scopurile și temeiurile juridice

Prelucrăm date cu caracter personal în următoarele scopuri și pe următoarele temeiuri:

• pentru a furniza site-urile și pentru a crea și opera contul și spațiul dumneavoastră de lucru — executarea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) RGPD);
• pentru a răspunde solicitărilor, cererilor de prezentare și întrebărilor de asistență — demersuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b)) și interesul nostru legitim de a servi clienții potențiali (lit. f));
• pentru comunicări de configurare inițială și de asistență privind contul, inclusiv prin e-mail și WhatsApp — executarea contractului și interesul nostru legitim de a ajuta clienții noi să înceapă (lit. b) și f));
• pentru a înțelege ce campanii, surse și pagini ne aduc vizitatori, pe baza datelor de vizită și de campanie neidentificabile descrise mai jos — interesul nostru legitim de a ne măsura marketingul (lit. f));
• pentru stocarea identificatorilor de clic publicitari, plasarea cookie-urilor de analiză și de marketing și transmiterea datelor de conversie către platformele publicitare — consimțământul dumneavoastră (lit. a)), pe care îl puteți retrage oricând;
• pentru comunicări de marketing — consimțământul dumneavoastră (lit. a)) sau, pentru clienții existenți și servicii similare, interesul nostru legitim, cu opțiune de dezabonare în fiecare mesaj (lit. f));
• pentru securitatea site-urilor și a platformei, prevenirea roboților, a fraudei și a abuzurilor și monitorizarea erorilor — interesul nostru legitim privind securitatea și calitatea serviciului (lit. f));
• pentru respectarea obligațiilor legale, precum normele contabile și cererile obligatorii ale autorităților — obligație legală (lit. c)).

Nu aveți obligația de a ne furniza date, însă câmpurile marcate ca obligatorii în formularele de înregistrare și de contact sunt necesare pentru crearea contului sau pentru a vă răspunde — fără ele nu o putem face.

Măsurarea vizitelor și atribuirea publicitară

Măsurăm vizitele pe serverele noastre, nu prin scripturi ale terților. La prima vizită, serverul nostru setează un cookie de sesiune opac, rw_sid, care conține doar un identificator aleatoriu. În dreptul acestui identificator înregistrăm, în propria infrastructură: adresa primei pagini deschise, momentul primei și al celei mai recente vizite, numărul de pagini distincte vizualizate, parametrii de campanie și site-ul de proveniență al aterizării, dacă există. Această înregistrare nu identifică pe nimeni după nume și se păstrează 90 de zile de la ultima vizită.

Identificatorii de clic publicitari — precum gclid (Google Ads) sau fbclid (Meta) — sunt acea parte a adresei de aterizare care poate identifica clicul dumneavoastră pentru o platformă publicitară. Îi stocăm numai dacă ați consimțit la cookie-urile de marketing; fără acest consimțământ, ei sunt eliminați înainte de orice înregistrare, păstrându-se doar descrierea neidentificabilă a campaniei (de exemplu „google / cpc”). Consimțământul este verificat din nou în momentul trimiterii unui formular, astfel încât o retragere ulterioară vizitei este respectată.

Dacă ne contactați sau vă înregistrați, datele de campanie ale vizitei (sursă, mediu, campanie, pagina de aterizare, site-ul de proveniență și — cu consimțământul de marketing — identificatorul de clic) se atașează înregistrării dumneavoastră din CRM, ca să știm ce acțiune de marketing ne-a adus solicitarea.

Cookie-uri

Cookie-urile sunt fișiere mici stocate pe dispozitivul dumneavoastră. Le folosim pe următoarele, potrivit RGPD și Legii nr. 506/2004, iar pentru analiză sau marketing nimic nu se setează înainte de alegerea dumneavoastră în bannerul de consimțământ, acolo unde consimțământul este necesar:

Esențiale

• rw_sid — identificatorul opac de vizită setat de serverul nostru, descris mai sus; păstrat 90 de zile;
• rw_consent — reține alegerile dumneavoastră privind cookie-urile, ca să le putem respecta; păstrat 6 luni;
• cookie-urile setate de Cloudflare Turnstile, serviciul de protecție împotriva roboților de pe formularele noastre, strict în scop de securitate.

De analiză și de marketing (numai cu consimțământul dumneavoastră)

Cu consimțământul dumneavoastră, etichetele încărcate prin Google Tag Manager pot seta cookie-uri de analiză (precum _ga, al Google Analytics) și de marketing (precum cookie-urile Google de legare a conversiilor _gcl_aw și _gcl_dc ori cookie-uri Meta precum _fbp). În Spațiul Economic European, Regatul Unit și Elveția, tot ce nu este esențial este dezactivat implicit până când acceptați.

Alegerile dumneavoastră

Puteți accepta sau refuza cookie-urile neesențiale din banner și vă puteți schimba oricând decizia din linkul „Setări cookie-uri” aflat în subsolul fiecărei pagini — retragerea consimțământului este la fel de simplă ca acordarea lui. Puteți de asemenea șterge sau bloca cookie-urile din setările browserului; cele esențiale sunt necesare pentru funcționarea corectă a site-ului.

Analiză, publicitate și măsurarea conversiilor

Cu consimțământul dumneavoastră de marketing, folosim etichete Google și Meta pentru a măsura performanța publicității noastre. Când finalizați o înregistrare sau o solicitare, evenimentul de conversie poate include adresa de e-mail, numărul de telefon, numele și țara introduse („enhanced conversions” / „advanced matching”). Aceste valori sunt criptate ireversibil (hash) de eticheta platformei, în browserul dumneavoastră, înainte de transmitere, iar platformele le folosesc pentru a asocia conversia cu o interacțiune publicitară.

Google și Meta acționează ca operatori independenți pentru prelucrările efectuate în scopuri proprii. Notele lor de informare sunt disponibile la https://policies.google.com/privacy și https://www.facebook.com/privacy/policy — iar consimțământul acordat nouă poate fi retras oricând din linkul „Setări cookie-uri”, ceea ce oprește această transmitere.

Fără consimțământ de marketing, niciun cookie publicitar nu este plasat și niciun identificator al dumneavoastră nu este transmis vreunei platforme publicitare.

CRM-ul nostru

Solicitările și înregistrările sunt gestionate în sistemul nostru de relații cu clienții, furnizat de Pipedrive. Înregistrarea dumneavoastră din CRM conține datele furnizate (nume, e-mail, telefon, țară, spațiu de lucru, număr de proprietăți, mesajul dumneavoastră), site-ul și limba folosite, precum și datele de campanie descrise mai sus. O folosim pentru a vă răspunde, pentru configurarea și susținerea contului și pentru evidența ordonată a relației noastre comerciale.

Mesaje de asistență pe WhatsApp

Dacă furnizați un număr de telefon la înregistrare, vă putem trimite pe WhatsApp mesaje de ajutor pentru configurarea contului și de asistență. Aceste mesaje sunt exclusiv pentru suport — nu trimitem prin acest canal mesaje de marketing, promoționale sau spam — și puteți renunța oricând, răspunzând la mesaj sau scriind la contact@rentalwise.com.

WhatsApp este un serviciu al Meta; pentru livrarea acestor mesaje, numărul dumneavoastră de telefon este prelucrat prin WhatsApp, potrivit termenilor și notei de informare proprii ale acestuia.

Cui transmitem date cu caracter personal

Transmitem date numai în măsura necesară funcționării RentalWise, către părți ținute de contracte care le protejează:

• furnizori de infrastructură — serviciile de găzduire, baze de date și livrare de conținut care rulează site-urile noastre și stochează datele descrise în această notă;
• Pipedrive — CRM-ul nostru, descris mai sus;
• Stripe — procesarea plăților: cardul adăugat la înregistrare este colectat și stocat de Stripe, iar plățile abonamentului se efectuează prin acesta;
• Cloudflare — protecția împotriva roboților (Turnstile) de pe formularele noastre;
• Sentry — monitorizarea erorilor, ale cărei rapoarte pot include date tehnice despre cerere;
• Google și Meta — numai cu consimțământul dumneavoastră de marketing, potrivit celor de mai sus, în calitate de operatori independenți;
• autorități, instanțe sau alți terți — atunci când legea o impune, pentru constatarea sau apărarea unor drepturi în justiție ori pentru protejarea drepturilor și siguranței RentalWise, ale clienților noștri sau ale altora;
• o entitate succesoare — în cazul unei fuziuni, achiziții sau vânzări de active, cu notificarea dumneavoastră.

Nu vindem date cu caracter personal și nu le transmitem către brokeri de date.

Transferuri internaționale

Unii dintre furnizorii pe care ne bazăm prelucrează date în afara Spațiului Economic European — de exemplu furnizori stabiliți în Statele Unite. Astfel de transferuri au loc numai în temeiul unei decizii de adecvare a Comisiei Europene sau cu garanții adecvate potrivit capitolului V din RGPD, precum clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene.

Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele cu caracter personal doar atât cât este necesar scopului pentru care au fost colectate:

• înregistrarea de vizită și atribuire (rw_sid) — 90 de zile de la ultima vizită;
• alegerile dumneavoastră privind cookie-urile (rw_consent) — 6 luni;
• înregistrările din CRM privind solicitările și clienții potențiali — cât timp rămân relevante pentru o relație comercială actuală sau potențială; le ștergem sau le anonimizăm când nu mai sunt necesare și de îndată, în cazul unei opoziții justificate;
• datele de cont — pe durata contractului și în fereastra ulterioară încetării descrisă în Termeni și condiții (datele devin eligibile pentru ștergere la 90 de zile de la încetare), cu excepția datelor pe care legea ne obligă să le păstrăm mai mult;
• documentele de facturare și contabile — pe duratele impuse de legislația fiscală;
• jurnalele de erori și de securitate — pe perioade scurte, adecvate diagnosticării și investigării incidentelor.

Securitate

Protejăm datele cu măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, incluzând criptarea în tranzit, controlul accesului, medii separate, copii de siguranță de rutină și monitorizare. Niciun sistem nu este perfect sigur, însă dacă survine o încălcare susceptibilă să genereze un risc pentru dumneavoastră, vom notifica autoritatea competentă și, unde legea o cere, pe dumneavoastră, potrivit RGPD.

Drepturile dumneavoastră

Aveți, potrivit RGPD, următoarele drepturi, pe care le puteți exercita gratuit scriind la contact@rentalwise.com:

• accesul — să aflați dacă și cum vă prelucrăm datele și să primiți o copie;
• rectificarea — corectarea datelor inexacte și completarea celor incomplete;
• ștergerea — eliminarea datelor atunci când nu mai există un temei legal pentru păstrarea lor;
• restricționarea — limitarea prelucrării în situațiile prevăzute de RGPD;
• portabilitatea — primirea datelor furnizate de dumneavoastră într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat;
• opoziția — să vă opuneți prelucrărilor întemeiate pe interesele noastre legitime; în cazul opoziției la marketing direct, încetăm fără excepție;
• retragerea consimțământului — oricând, cu efect pentru viitor, fără a afecta legalitatea prelucrărilor anterioare.

Este posibil să fie necesară verificarea identității înainte de soluționarea unei cereri; răspundem în termen de o lună, cu prelungirea permisă de RGPD pentru cererile complexe. Aveți totodată dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), https://www.dataprotection.ro, sau la autoritatea de supraveghere de la reședința dumneavoastră obișnuită.

Minori

Site-urile și serviciile noastre se adresează profesioniștilor și nu sunt destinate copiilor. Nu colectăm cu bună știință date de la persoane sub 18 ani; dacă apreciați că un minor ne-a furnizat date, scrieți la contact@rentalwise.com și le vom șterge.

Decizii automatizate

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră ori să vă afecteze în mod similar semnificativ.

Modificarea acestei note

Actualizăm această notă atunci când practicile noastre sau legislația se schimbă. Data versiunii curente este afișată în partea de sus a paginii, iar modificările semnificative sunt anunțate prin e-mail sau printr-un anunț pe site înainte de a produce efecte.

Contact

S.C. One Mineral Dev S.R.L. (RentalWise), str. Ovăzului nr. 2, 550040 Sibiu, România — contact@rentalwise.com.